インボイス制度の会社員への影響とは？経費精算と副業について解説

インボイス制度とは、2023年10月からスタートした消費税の仕入税額控除に関する新たな制度だ。消費税の納税を免除されている「免税事業者」にとっての問題が取りざたされがちだが、実は会社員にも影響がある。
この記事では、経費精算と副業という2つの面から、会社員にとってのインボイス制度について解説しよう。

インボイス制度は会社員にも関係がある

インボイス制度は、会社員にも影響を及ぼす可能性がある。経理担当者以外の会社員にも関係してくるのは、「経費精算」と「副業」だ。

副業をしていない会社員であれば、副業に関する影響は気にしなくていい。しかし、経費精算については、多くの会社員に影響を及ぼすだろう。例えば、出張時の経費精算やコインパーキングの利用、飲み会を行う飲食店の選定など、さまざまなシーンでインボイスを意識しなければならない可能性がある。

インボイス制度での経費精算のポイント

インボイス制度では、インボイス（適格請求書）が発行されていない経費の仕入税額控除が認められていない（猶予措置あり）。これは、消費税の納税額に関わるため、消費税が課税されているすべての企業が対応しなければならないことだ。
これによって経費精算のルールが変わる可能性もあるため、企業に雇用されている会社員は注意が必要になる。下記に注意すべきポイントを紹介しよう。

勤務先の規定を確認する

まずは、インボイス制度導入後に勤務先の経費精算ルールに変更がないかを確認しよう。通達をしっかり確認していなかった人は、あらためてチェックしておく必要がある。

例えば、飲み会の店を選ぶ際に「適格請求書発行事業者になっている飲食店以外は不可」といったルールが追加される可能性がある。取引先への手土産品の購入先や、打ち合わせで入るカフェなども同様だ。その場合、事前に「インボイスの発行可否」を店舗に確認しなければならない。

また、経費精算フローが変更になる可能性もあるだろう。インボイスには、記載すべき事項が定められている。領収書などの記載事項が要件を満たしているかどうか確認したり、適格請求書発行事業者の登録番号を国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトでチェックしたりしなければならない可能性もある。

詳細なフローは企業によって異なるため、個別に確認する必要がある。なぜなら、企業の消費税の処理方法によっては、これらのフローが不要になる可能性もあるからだ。経費が発生する前に、まずは勤務先のルールをチェックしよう。

経費の種類によって精算方法が異なることがある

仕入税額控除にインボイスが必要かどうかは、経費の種類ごとに異なる。そのため、経費精算フローも、種類別に細かく設定される可能性がある。
ここでは、経費の種類ごとに注意しておきたいポイントをまとめた。迷ったときは、経理担当部署に確認するのが確実だ。

・旅費交通費
3万円未満の旅費交通費は、通常インボイスが必要ない。ただし、出張費の精算は、従業員の立替払いになるのか、出張旅費規程に応じて支給されるのかによっても扱いが変わる。また、航空券はインボイスが必要だ。詳細は勤務先のルールを確認しよう。

・自動販売機
自動販売機の利用は、支払額が3万円未満であればインボイスは必要ない。ただし、支払先住所などを帳簿に記載する必要がある。どこの自動販売機で購入したかなどの情報が必要になる可能性があるため、経費精算ルールを確認しよう。

・コインパーキング
コインパーキングは自動販売機と似たシステムだが、インボイスをもらう必要がある。インボイス対応のパーキング以外を利用してもいいかなどを確認しておこう。

・飲食代、消耗品費など
経費精算が生じやすい飲食代や消耗品の購入代金などについては、基本的にインボイスが必要だ。ルールの確認をしておこう。

副業をしている会社員のインボイス制度のポイント

副業をしている会社員は、事業者の一人としてインボイス制度への対応方法を検討することになる。具体的に何をすべきかを見ていこう。

適格請求書発行事業者になるか検討が必要

まずは、適格請求書発行事業者になるかどうかを決めなければならない。適格請求書発行事業者とは、インボイスを発行できる事業者のことだ。適格請求書発行事業者登録を行うと、取引先に対してインボイスを発行できるようになる。

登録すると、取引先が仕入税額控除を受けられることから、商売上有利になる可能性があるだろう。一方で、適格請求書発行事業者になるためには、課税事業者にもなる必要があり、消費税を納税しなければならないというデメリットもある。
なお、副業をしていても取引先が課税事業者でなければ、適格請求書発行事業者になる必要性は低い。例えば、個人相手にハンドメイド作品の販売をしている人は、登録の必要性は低いだろう。

適格請求書発行事業者になる場合の注意点

適格請求書発行事業者になる場合は、以下の点に注意しなければならない。

＜適格請求書発行事業者になる場合の注意点＞
・インボイスの発行を希望された場合、発行義務が生じる
・受け取ったインボイスと発行したインボイスの控えは7年間保存する
・消費税の申告業務が追加される
・売上にかかる消費税を納税しなければならないため、手元に残る利益が減る
・一度登録すると、2年後まで納税義務が発生し続ける（2023年10月1日の属する課税期間に登録した場合を除く）

特に、消費税の申告業務については意識しておく必要がある。消費税の申告方法や、インボイスに対応した記帳の方法などについて確認しておこう。
2023年10月1日の属する課税期間に登録した場合を除いては、一度登録すると2年間は納税義務が生じるため、慎重に検討しなければならない。

適格請求書発行事業者になる場合に利用を検討したい制度

適格請求書発行事業者になると、売上にかかる消費税額から、仕入れにかかった消費税額を引いて消費税の納税を行うことになる。これを本則課税と呼ぶ。ただし、本則課税は計算が複雑で手間もかかる。下記の制度の利用も検討しよう。

・2割特例
2割特例とは、売上にかかった消費税額の80％を仕入にかかった消費税とみなして申告できる制度だ。これまで消費税を免税されていた事業者が、インボイス制度に伴って課税事業者になった場合に利用できる。事前申請は不要だ。

・簡易課税制度
簡易課税制度とは、売上にかかった消費税額の一定割合を、仕入にかかった消費税とみなして申告できる制度だ。割合は事業の内容によって決まる。利用するためには事前申請が必要だ。

会社員でもインボイス制度の影響を確認しておこう

会社員であっても、経費精算や副業に関連してインボイス制度の影響を受ける可能性がある。まずは、勤務先の経費精算規定などに変更がないかどうか確認してみよう。
副業を行っている人は、併せて適格請求書発行事業者になるかどうかの検討を行いたい。適格請求書発行事業者には注意点も多いため、制度を十分理解してから決定することが大切だ。